Ratgeber E-Rechnung
E-Rechnung empfangen
Die Empfangspflicht gilt schon, für alle Unternehmen im Inland. Technisch ist sie leichter zu erfüllen als oft gedacht; aufwendiger ist das Lesen und Aufbewahren. Diese Seite stützt sich auf die FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand März 2026.
Kurz gesagt
Stand 01.10.2026
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Zustimmen müssen Sie dem Empfang von E-Rechnungen nicht.
- Aufbewahren müssen Sie 8 Jahre lang zumindest die XML-Daten, unversehrt in der ursprünglichen Form.
- Software liest E-Rechnungen bei Lexware Office ab S (7,90 €), bei sevdesk ab Buchhaltung (25,90 €) ein.
Pflicht
Was die Empfangspflicht verlangt
Laut Bundesfinanzministerium besteht seit dem 1. Januar 2025 „für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können“. Das gilt auch für Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
Für den Empfang reicht wenig: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“ Eine Zustimmung ist für E-Rechnungen nicht nötig. Zustimmen müssen Sie in der Übergangszeit nur, wenn Ihnen jemand eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format schickt, etwa eine einfache PDF-Datei.
Die eigentliche Pflicht kommt danach: Aufzubewahren ist „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“, und zwar 8 Jahre.
So geht’s
In vier Schritten
- Postfach festlegenNennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen. Laut Bundesfinanzministerium genügt das für den Empfang.
- Format erkennenEine XRechnung kommt als XML-Datei, eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebettetem XML. Eine einfache PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.
- Lesen und prüfenEine XRechnung ist ohne passendes Programm kaum lesbar. Bei ZUGFeRD zählen die XML-Daten, nicht das PDF-Bild: Weichen beide ab, gilt das XML.
- Original aufbewahrenSpeichern Sie die Datei so, wie sie angekommen ist, 8 Jahre lang. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF ersetzt das XML nicht.
Software
Empfangen mit Buchhaltungssoftware
Lexware Office
- Alle Versionen ab S (7,90 € pro Monat).
- PDF oder XML über die Belegerfassung, gelesen wird der XML-Teil.
sevdesk
- Hochladen und Auslesen in Buchhaltung und Buchhaltung Pro, nicht in Rechnung.
- Ab Buchhaltung: 25,90 € pro Monat.
Reguläre Preise pro Monat, zzgl. MwSt. Mehr zu Tarifen und Formaten: E-Rechnung Software.
FAQ
Häufige Fragen zum Empfang
Muss ich dem Empfang von E-Rechnungen zustimmen?
Nein. Für E-Rechnungen braucht der Rechnungssteller keine Zustimmung. Zustimmen müssen Sie in der Übergangszeit nur, wenn Ihnen jemand eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format schickt, etwa eine einfache PDF-Datei.
QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)
Reicht es, die PDF-Ansicht einer E-Rechnung zu speichern?
Nein. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil, also die XML-Daten, unversehrt in der ursprünglichen Form, 8 Jahre lang. Eine ausgedruckte oder neu erzeugte Ansicht ersetzt das XML nicht.
QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)
Welche Tarife lesen E-Rechnungen ein?
Lexware Office: alle Versionen ab S (7,90 €), über die Belegerfassung. Gelesen wird der XML-Teil.
sevdesk: Hochladen und Auslesen in Buchhaltung (25,90 €) und Buchhaltung Pro, nicht in Rechnung.
Quellen · Stand 01.10.2026
Regeln zur E-Rechnung vom Bundesfinanzministerium, Angaben zu den Programmen von den offiziellen Seiten der Anbieter. Preise pro Monat, zzgl. MwSt.
E-Rechnung
1 SeiteBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung · Stand März 2026