Ratgeber E-Rechnung
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer ist die E-Rechnungspflicht vor allem eine Empfangspflicht. Ausstellen müssen sie keine E-Rechnungen, empfangen und aufbewahren schon. Diese Seite fasst zusammen, was das Bundesfinanzministerium (FAQ, Stand März 2026), § 19 UStG und § 34a UStDV dazu sagen.
Kurz gesagt
Stand 01.10.2026
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028 (§ 34a UStDV).
- Empfangen können müssen sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, wie alle Unternehmen im Inland. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
- Empfangene E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, zumindest die XML-Daten in ihrer ursprünglichen Form.
- Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat.
Ausstellen
Keine Pflicht zur E-Rechnung
Laut Bundesfinanzministerium sind Kleinunternehmer „von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen“. Grundlage ist § 34a UStDV: Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Das gilt unabhängig von den Fristen 2027 und 2028.
Die Vorschrift erlaubt die sonstige Rechnung, sie schreibt sie nicht vor. Wer seinen Kunden trotzdem E-Rechnungen schicken möchte, etwa weil ein Geschäftskunde darum bittet, kann das mit einer passenden Software tun.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail braucht wie bisher die Zustimmung des Empfängers. Eine Papierrechnung braucht sie nicht.
Empfangen
Empfangen und aufbewahren
- Seit 1. Januar 2025Auch Kleinunternehmer müssen „in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen“. Zustimmen müssen Sie dem Empfang nicht: Ein Lieferant darf Ihnen E-Rechnungen schicken, auch wenn Sie Kleinunternehmer sind.
- Ein E-Mail-Postfach genügtLaut Bundesfinanzministerium: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“ Eine besondere Software ist dafür nicht vorgeschrieben.
- LesenEine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne passendes Programm kaum lesbar. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet sich als PDF, die maßgeblichen Daten stecken aber im eingebetteten XML.
- 8 Jahre aufbewahrenAufbewahrt werden muss „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“. Ein Ausdruck oder ein Screenshot der Rechnung reicht also nicht.
Umsatzgrenze
Wenn der Umsatz steigt
Kleinunternehmer ist nach § 19 Absatz 1 UStG, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wer darüber liegt, fällt unter die allgemeinen Regeln.
Für alle anderen Unternehmen gilt: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle noch sonstige Rechnungen ausstellen, bis zum 31. Dezember 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnungspflicht.
Ob und ab wann Sie Kleinunternehmer sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Seite ist keine Steuerberatung.
Software
Was die Programme für Kleinunternehmer kosten
Lexware Office
- E-Rechnungen empfangen: ab S, 7,90 € pro Monat.
- E-Rechnungen schreiben: ab M, 12,90 € pro Monat.
- Kein kostenloser Tarif; 30 Tage Test ohne Zahlungsdaten.
sevdesk
- E-Rechnungen schreiben: schon im Tarif Kostenlos, bis zu 3 pro Monat.
- Empfangene E-Rechnungen hochladen und auslesen: ab Buchhaltung, 25,90 € pro Monat.
- 14 Tage Test ohne Kreditkarte.
Reguläre Preise pro Monat, zzgl. MwSt. Zum Empfangen genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach; die XML-Dateien müssen Sie aber unversehrt aufbewahren.
FAQ
Häufige Fragen von Kleinunternehmern
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem, wie alle Unternehmen seit dem 01.01.2025.
Ab welchem Umsatz bin ich kein Kleinunternehmer mehr?
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Absatz 1 UStG).
Darf ich als Kleinunternehmer trotzdem E-Rechnungen schreiben?
§ 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern, ihre Rechnungen als sonstige Rechnung zu übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Die Vorschrift erlaubt das, sie schreibt es nicht vor.
Wer E-Rechnungen schreiben möchte, kann das bei sevdesk schon im Tarif Kostenlos (bis zu 3 pro Monat) und bei Lexware Office ab der Version M.
Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?
8 Jahre, wie alle Rechnungen. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil, also die XML-Daten, unversehrt in der ursprünglichen Form.
QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)
Quellen · Stand 01.10.2026
Regeln zur E-Rechnung vom Bundesfinanzministerium und aus den Gesetzestexten, Preise von den offiziellen Seiten der Anbieter. Preise pro Monat, zzgl. MwSt.
E-Rechnung und Kleinunternehmer
3 SeitenBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung · Stand März 2026