E‑Rechnungsvergleich

Ratgeber E-Rechnung

E-Rechnungspflicht: wer muss wann?

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Die E-Rechnung kommt in Stufen. Seit 2025 müssen alle Unternehmen sie empfangen können, ab 2027 und 2028 kommt die Pflicht zum Ausstellen hinzu. Diese Seite fasst die Fristen und Ausnahmen nach der FAQ des Bundesfinanzministeriums zusammen, Stand März 2026.

Kurz gesagt

Stand 01.10.2026

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können.
  • Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen.
  • Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen bis 250 € brutto.
  • Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Als E-Rechnung zählen zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Fristen

Die drei Stufen

  1. 1. Januar 2025

    Empfangen

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.

    gilt bereits

  2. 1. Januar 2027

    Senden: Vorjahresumsatz über 800.000 €

    Für Umsätze an andere Unternehmen im Inland müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.

    nächste Stufe

  3. 1. Januar 2028

    Senden: alle übrigen Unternehmen

    Die Übergangsfrist endet für alle übrigen Unternehmen. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden.

    danach

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026).

Übergang

Was in der Übergangszeit erlaubt ist

  1. bis 31. Dezember 2026Alle Unternehmen dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen: Papier, oder PDF mit Zustimmung des Empfängers.
  2. bis 31. Dezember 2027Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen.
  3. bis 31. Dezember 2027Alle Unternehmen dürfen EDI-Verfahren weiter nutzen.
  4. ab 1. Januar 2028Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen, außer in den Ausnahmen.

Maßgeblich für die Grenze von 800.000 € ist der Gesamtumsatz im Vorjahr. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist in der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt; das Ministerium schreibt: „Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E-Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.“ Für Papierrechnungen gilt diese Bedingung nicht.

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Welche Stufe für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Ausnahmen

Wer keine E-Rechnung ausstellen muss

  1. PrivatkundenRechnungen an Endverbraucher fallen nicht unter die Pflicht.
  2. KleinbeträgeKleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
  3. FahrausweiseFahrausweise, etwa Bahn- und Bustickets, sind ausgenommen.
  4. Steuerfreie UmsätzeViele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
  5. KleinunternehmerKleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Mehr unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die Ausnahmen betreffen das Ausstellen. Empfangen können müssen alle Unternehmen im Inland.

Was zählt

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist laut Bundesfinanzministerium eine „Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, etwa eine einfache PDF-Datei, sind „sonstige Rechnungen“.

Als zulässige Formate nennt das Ministerium: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“. Den Unterschied zwischen beiden erklärt die Seite XRechnung oder ZUGFeRD.

Empfangene E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form. Was das im Alltag heißt, steht unter E-Rechnung empfangen.

Kostenloses WerkzeugE-Rechnung öffnen und prüfenXRechnung oder ZUGFeRD lesbar anzeigen und Pflichtangaben, Summen und IBAN prüfen. Die Datei bleibt in Ihrem Browser.

FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028.

QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)

Darf ich bis dahin noch PDF-Rechnungen schicken?

Ja, in der Übergangszeit: bis zum 31. Dezember 2026 alle Unternehmen, bis zum 31. Dezember 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.

Eine PDF-Rechnung per E-Mail braucht dabei wie bisher die Zustimmung des Empfängers. Eine Papierrechnung braucht sie nicht.

QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?

Nein. Laut Bundesfinanzministerium betrifft die Pflicht Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht darunter.

QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)

Welche Software E-Rechnungen kann E-Rechnung für Kleinunternehmer

Quellen · Stand 01.10.2026

Alle Fristen, Ausnahmen und Zitate stammen aus der FAQ E-Rechnung des Bundesfinanzministeriums.

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Bundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung · Stand März 2026