Ratgeber E-Rechnung

XRechnung oder ZUGFeRD?

Von Julien FourelAktualisiert am 01.10.2026

Beide Formate sind E-Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, und beide enthalten dieselbe Art von Daten. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Die XRechnung ist nur für Maschinen gemacht, ZUGFeRD auch für Menschen. Diese Seite stützt sich auf die FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) und auf die Hilfeseiten von Lexware Office und sevdesk.

Preise geprüft am 28.09.2026
Fakten aus offiziellen Quellen

Kurz gesagt

Stand 01.10.2026

XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in die die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind.
Beide zählen als E-Rechnung: XRechnung in allen Versionen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Bei ZUGFeRD gilt das XML: Laut Bundesfinanzministerium sind die strukturierten Daten der führende Teil, nicht das PDF-Bild.
Lexware Office und sevdesk erstellen beide Formate. Eine XRechnung entsteht dort für öffentliche Auftraggeber, mit Leitweg-ID.

Unterschied

Die beiden Formate nebeneinander

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Datei	XML	PDF mit eingebettetem XML
Für Menschen lesbar	nur mit einem Viewer	ja, wie eine normale PDF
Als E-Rechnung zulässig	alle Versionen	ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL
Was rechtlich zählt	das XML	das XML (führender Teil)
Typischer Einsatz	öffentliche Auftraggeber (Leitweg-ID), auch zwischen Unternehmen	zwischen Unternehmen
Zuständige Stelle	KoSIT (xeinkauf.de)	Forum elektronische Rechnung Deutschland (ferd-net.de)

Eine E-Rechnung ist laut Bundesfinanzministerium eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Beide Formate erfüllen das, weil die Rechnungsdaten als XML vorliegen. Eine einfache PDF-Datei ohne XML ist dagegen keine E-Rechnung.

Bei ZUGFeRD gibt es zwei Darstellungen derselben Rechnung: das PDF-Bild und die XML-Daten. Weichen sie voneinander ab, zählt das XML. Das Ministerium schreibt: „Bei hybriden E-Rechnungen bilden nunmehr die im strukturierten Teil (z. B. XML) vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.“

Wann welches

Welches Format für wen?

Rechnungen an UnternehmenBeide Formate sind zulässig. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Ihr Kunde die Rechnung auch ohne Spezialsoftware als PDF lesen kann.
Rechnungen an BehördenÖffentliche Auftraggeber geben eine Leitweg-ID vor. Lexware Office und sevdesk erstellen für sie eine XRechnung.
Rechnungen empfangenSie suchen sich das Format nicht aus: Wer E-Rechnungen empfängt, muss beide lesen können. Eine XRechnung öffnet sich ohne passendes Programm nur als XML-Text.
Andere FormateAndere Formate sind zulässig, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Daten strukturiert auslesen lassen, zum Beispiel über EDI. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 erlaubt.

Software

So machen es Lexware Office und sevdesk

Lexware Office

Für Kontakte, die als Unternehmen angelegt sind, erstellt Lexware Office automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung.
Eine XRechnung nur für öffentliche Auftraggeber, mit Leitweg-ID und Lieferantennummer.
Ab der Version M (12,90 € pro Monat), nach Aktivierung in den Einstellungen.

sevdesk

Versand per E-Mail erzeugt eine ZUGFeRD-Rechnung.
„Nur XML senden“ erzeugt eine XRechnung; für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID.
Schon im Tarif Kostenlos (bis zu 3 Rechnungen pro Monat), unbegrenzt ab Rechnung (12,90 €).

Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil die beiden Programme erzeugen, steht auf den Seiten der Anbieter nicht. Das Werkzeug unten zeigt das Profil jeder ZUGFeRD-Datei an.

Kostenloses WerkzeugE-Rechnung öffnen und prüfenLiest das XML aus einer ZUGFeRD-PDF, zeigt das Profil und ob es als E-Rechnung zählt. Die Datei bleibt in Ihrem Browser.

FAQ

Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD

Welches Format muss ich verwenden, XRechnung oder ZUGFeRD?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen sind beide zulässig: XRechnung in allen Versionen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate gehen, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Daten strukturiert auslesen lassen.

Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID; Lexware Office und sevdesk erstellen dafür eine XRechnung.

QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)

Was gilt bei ZUGFeRD: die PDF oder das XML?

Das XML. Laut Bundesfinanzministerium bilden bei hybriden E-Rechnungen die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, zählt also, was im XML steht.

QuelleBundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung (Stand März 2026)

Welche Formate erstellen Lexware Office und sevdesk?

Lexware Office: ZUGFeRD (PDF mit XML) · XRechnung (XML), ab der Version M.

sevdesk: ZUGFeRD per E-Mail (PDF mit XML) · „Nur XML senden“ = XRechnung, schon im Tarif Kostenlos (bis zu 3 Rechnungen pro Monat).

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